Hur använder vi och skyddar personuppgifter?
Beroende på vilken intressentgrupp det gäller så behandlar vi olika slags personuppgifter under olika lång tid och med olika anledningar. Se under varje kapitel hur vi gör det här.
1. Kandidater
1. Vad använder vi dina personuppgifter till?
- Hantera din ansökan till ledigt jobb vilket innebär att vi kan komma att utvärdera dina kompetenser – både yrkes-, begåvnings-, och personlighetsmässiga.
- Erbjuda dig jobb relaterade till dina önskemål och/eller dina kompetenser samt för att förse dig med personliga erbjudanden, information eller inbjudningar som vi anser är intressanta för dig via e-post, digitala och/eller sociala medier.
- Löpande kommunikation kring de jobb du sökt via TNG eller Ada Digital.
- Andra statistiska syften, t.ex. att underhålla och utveckla kvaliteten på våra tjänster.
- Administrera, strukturera, sammanfatta och kvalitetssäkra information i rekryteringsprocessen med hjälp av digitala verktyg och, där det är relevant, AI-baserade stödfunktioner. Det kan exempelvis avse uppgifter i ansökan, CV, intervjuer, tester, chattar, anteckningar eller annan kandidatkommunikation. Sådana verktyg används som stöd för våra medarbetare och ersätter inte mänsklig bedömning i rekryteringsprocessen.
- Genomföra strukturerade digitala intervjuer eller screeningmoment i vissa rekryteringsprocesser, exempelvis genom ett digitalt intervjustöd. Om ett sådant verktyg genererar sammanfattningar, kompetensindikatorer, matchningsvärden, rangordning eller annat bedömningsunderlag används resultatet som beslutsstöd och inte som ensamt underlag för slutligt beslut. Varje beslutsstöd granskas också av en utbildad rekryterare.
- Informera dig när du omfattas av användning av ett AI-system som används för att fatta eller stödja beslut som rör dig, i den mån sådan informationsskyldighet följer av dataskyddslagstiftningen eller AI-förordningen.
2. Vilka personuppgifter kan vi komma att samla in?
- Namn
- E-postadress
- Mobiltelefonnummer
- Kompetenser och tidigare erfarenhet inhämtat genom din CV, din LinkedIn- eller Facebookprofil (om du registrerat din ansökan via någon av dessa kanaler), genom intervju och utifrån de kunskaper och erfarenheter du registrerar på ditt konto.
- Testresultat, om du utfört tester som ett led i vår fördomsfria rekryteringsprocess.
- Fotografi, om du inkluderat ett sådant i din CV.
- Personnummer, om du är slutkandidat i en process behöver vi kunna säkerställa din identitet.
- I vissa fall kan vi i samband med en rekryteringsprocess komma att inhämta en så kallad bakgrundskontroll rörande dig. Denna innehåller information om inkomst, ärenden hos Skattemyndigheten och Kronofogdemyndigheten, civilstånd, körkort, ärenden hos domstolar och eventuella domar. Innan vi inhämtar nämnda uppgifter kommer du att få ge ditt uttryckliga skriftliga samtycke. Beakta att ovan information inte sparas hos oss.
- Övriga personuppgifter som du väljer att delge oss i ditt CV och eventuellt andra uppladdade dokument*
- Teknisk användarinformation när du använder våra digitala verktyg, exempelvis inloggningsuppgifter, tidsstämplar, enhets- och användningsinformation i den utsträckning sådan information behövs för säkerhet, support, felsökning, dokumentation eller för att genomföra processen.
* Vi efterfrågar inte känsliga personuppgifter, exempelvis uppgifter om hälsa, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, fackligt medlemskap, genetiska eller biometriska uppgifter för identifiering, sexuell läggning eller uppgifter om lagöverträdelser. Du bör därför inte lämna sådana uppgifter i CV, ansökan, intervjusvar, chatt, fritextsvar, röstmeddelanden eller annan kommunikation med oss. Om sådana uppgifter ändå lämnas kan vi komma att radera eller bortse från dem, om uppgifterna inte är nödvändiga för ett särskilt och lagligt ändamål.
3. Hur har vi samlat in dessa personuppgifter?
- Vi har fått uppgifterna från dig vid ansökan till ett jobb och vid registrering i vårt yrkesnätverk ”Talent Network”.
- Vi har samlat in uppgifterna från annan – t.ex. referenspersoner, kunder och jobbsajter såsom tex LinkedIn och Monster.
- Vi har samlat in uppgifterna automatiskt vid dina besök på vår hemsida genom att du sparat jobb eller chattat med oss
- Vi har samlat in uppgifterna via Facebook, Messenger eller Instagram genom att du kommenterat något eller ställt frågor till oss över dessa media.
- Vi har samlat in uppgifterna när du har mailat, ringt oss i något ärende eller lämnat kontaktinformation i t.ex. en undersökning som vi genomfört där du önskat kontakt.
- Om vi inte har fått dina personuppgifter direkt från dig informerar vi dig normalt vid första kontakten och senast inom en månad. Informationen kan avse vilka kategorier av uppgifter vi har samlat in, vilken källa uppgifterna kommer från, varför vi behandlar dem, rättslig grund, lagringstid och hur du kan utöva dina rättigheter.
Vi arbetar med rekrytering och bemanning vilket innebär att vi delar dina uppgifter med våra kunder vid tillsättningar av konsultuppdrag eller jobb. Du kommer alltid informeras innan vi delar information rörande dig som person.
Vi delar dina personuppgifter med tredjepartsleverantörer som vi anlitar för att utföra tjänster för vår räkning (som tekniska, administrativa, marknadsrelaterade eller andra tjänster) när så krävs för de syften som nämns ovan. Dessa tredjepartsleverantörer får inte använda dina personuppgifter för sina egna syften vilket vi har reglerat i avtal med dessa leverantörer.
Exempel på mottagare eller leverantörskategorier kan vara kundföretag i rekryteringsprocesser, leverantör av rekryteringssystem, testverktyg, digitala intervjustöd, IT-drift, support, kommunikation, säkerhet, analys, marknadsföring och administrativa system. Vi delar endast personuppgifter som är nödvändiga för ändamålet.
Om en leverantör eller mottagare innebär att personuppgifter överförs eller görs tillgängliga utanför EU/EES säkerställer vi att det finns en giltig överföringsmekanism, exempelvis beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler, och kompletterande skyddsåtgärder när det krävs.
Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut när så krävs enligt lag såsom exempelvis Diskrimineringslagstiftningen eller till dataskyddsmyndighet.
5. Vilka rättigheter har du?
Radering av personuppgifter
Om du har registrerat din profil som medlem i ”Talent Network”, antingen när du sökt ett jobb genom oss eller om du registrerat dig för att kunna vara sökbar för våra rekryterare, så kan du när som helst avsluta ditt medlemskap genom att själv radera din profil hos oss. Detta gör du genom att logga in på din profil alternativt kontakta oss och begära att vi raderar din profil och personuppgifter som vi samlat in om dig. När din profil raderas försvinner den helt samt all information om dig i våra system.
Om du inte är medlem i ”Talent Network”, eller osäker på vilka uppgifter vi har om dig, kan du alltid kontakta oss och begära att vi raderar din profil och personuppgifter som vi samlat in om dig. Se kontaktuppgifter längre ner.
Observera att det finns ett undantag till komplett radering; om du varit aktiv i en rekryteringsprocess genom oss så behöver vi spara dina ansökningshandlingar i 24 månader efter avslutad rekryteringsprocess med hänvisning till Diskrimineringslagstiftningen. Om du raderar din profil inom 24 månader, efter genomförd rekryteringsprocess, sparas dina handlingar anonymiserade och dolda och kan bara tas fram av Dataskyddsombud på TNG/Ada Digital. När 24 månader passerats raderas dina uppgifter automatiskt.
Rätt att göra invändning
Du har rätt att invända mot att vi använder dina personuppgifter, till exempel kan du på din profil under Mina sidor välja att inte vilja ha matchmail eller nyhetsbrev från oss.
Rättelse av personuppgifter
Du har rätt att begära att vi korrigerar eller raderar uppgifter som är felaktiga eller ofullständiga. Du kan snabbt göra detta själv genom att logga in på din profil i ”Talent Network”, och korrigera samt radera dina egna uppgifter.
Tillgång till dina personuppgifter – registerutdrag
Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Om en begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt om den görs upprepade gånger, kan vi i vissa fall ta ut en rimlig administrativ avgift eller neka att tillmötesgå begäran i enlighet med GDPR.
Du har även rätt att få ut de personuppgifter som du själv har lämnat i ett strukturerat, maskinläsbart format.
6. Hur länge behållare vi informationen?
Du äger själv de uppgifter som finns registrerade på din profil och kan själv välja att radera delar av informationen eller hela ditt konto.
Har du som medlem inte loggat in eller uppdaterat ditt konto under en tre (3) årsperiod kommer ditt konto automatiskt raderas. Vi kommer att påminna dig kort innan dessa tre (3) år har passerat så du får chansen att uppdatera ditt konto ifall du önskar finnas kvar som medlem i vårt ”Talent Network”.
Är du inte medlem i ”Talent Network” sparar vi dina personuppgifter i max ett (1) år i taget. Vi kommer att påminna dig kort innan detta år har passerat så du får chansen att välja att bli medlem i vårt ”Talent Network”. Du kan när som helst kontakta oss och begära att vi raderar dina uppgifter. Se kontaktuppgifter längre ner.
Ansökningshandlingar, intervjunoteringar, referenser och annat rekryteringsunderlag sparas under den tid som behövs för att genomföra rekryteringsprocessen och därefter endast så länge det krävs för att hantera eller försvara rättsliga anspråk, följa lag eller hantera dokumentationskrav. Om vi vill spara dina uppgifter för framtida rekryteringar utanför en aktiv process görs det med stöd av den rättsliga grund och den information som gäller för kandidatnätverket eller ett separat medgivande där sådant krävs.
Om du kontaktar oss och önskar att dina uppgifter raderas gör vi det om vi inte lagligen är skyldiga att behålla informationen. Se undantag som beskrivs i punkt 5 ovan.
Vi förbehåller oss rätten att radera användarkonton om vi ser att kontot missbrukas på något sätt. Det kan handla om att kontot är skapat för andra ändamål än att söka arbete och att ingå i vårt yrkesnätverk, eller om registrerad på något sätt framställt hot mot vår personal eller på annat sätt uppfört sig otillbörligt.
2. Anställda
1. Vad använder vi dina personuppgifter till?
När du blir anställd på Ada Digital eller TNG ingår du ett avtal med oss som arbetsgivare. I detta förhållande krävs att vi som arbetsgivare behandlar en större mängd personuppgifter då vi måste uppfylla ett större antal lagstiftningar som arbetsgivare i Sverige har krav på sig att följa. Exempel på dessa kan vara arbetsmiljölagstiftning, diskrimineringslagstiftning, lag om sjuklön, semesterlagen, skattelagstiftning mfl.
Om vi inför ett AI-system som används på arbetsplatsen och som enligt AI-förordningen klassas som högrisk, informerar vi berörda arbetstagare och, där det krävs, arbetstagarrepresentanter innan systemet tas i bruk. Vi säkerställer också att mänsklig tillsyn utförs av personer med tillräcklig kompetens, utbildning, befogenhet och stöd.
2. Vilka personuppgifter kan vi komma att behandla?
-
Namn
- Adress
- Telenummer
- Personnummer
- Mailadress
- Bankkontonummer
- Lön, pension och förmåner
- Kön
- Anställningshistorik och tidrapportering
- Sjukhistorik
- Fotografier
- Familjeförhållande – Närmast anhörig som nödkontakt. Antal barn samt deras födelseår om du har små barn som du är berättigad ersättning från Försäkringskassan för
- Allergier och överkänslighet mot livsmedel.
- Information kopplat till dina prestationer såsom utvecklingssamtal och genomgångna kurser.
Observera att listan ovan inte är uttömmande och andra uppgifter kan komma att behandlas.
3. Hur har vi samlat in dina personuppgifter?
- Du har uppgett dessa själv i och med rekryteringsprocessen samt i förbindelse med att din anställning påbörjades.
- Uppgifterna har genererats i och med din anställning.
- Uppgifterna har kommit från andra källor såsom myndigheter, tredjepartsleverantörer som utför tjänster åt oss (löner) samt från referenspersoner och kunder.
Är du anställd som konsult så delar vi med oss av vissa personuppgifter till våra kunder för att de ska kunna tilldela dig behörigheter i kundens IT-system, få tillkomst till kundens lokaler, för att kunden ska kunna utföra eventuella säkerhetskontroller på dig och annat som följer i och med uppdraget. Kunden i sin tur delar med sig av information till oss rörande din prestation på uppdraget du arbetar på.
Är du anställd på något av våra lokalkontor kan dina kontaktuppgifter komma att delas till konsulter, kunder, kandidater, leverantörer och andra intressenter vilka har beröringspunkter med den tjänst som du har på TNG/Ada Digital.
Vi delar dina personuppgifter med tredjepartsleverantörer som vi anlitar för att utföra tjänster för vår räkning (som tekniska, administrativa, marknadsrelaterade eller andra tjänster) när så krävs för de syftet att kunna hantera din anställning. Dessa tredjepartsleverantörer får inte använda dina personuppgifter för sina egna syften vilket vi har reglerat i avtal med dessa leverantörer.
Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut när så krävs enligt lag.
5. Vilka rättigheter har du?
Rättelse och radering av personuppgifter
Du har rätt att begära att vi korrigerar eller raderar uppgifter som är felaktiga eller ofullständiga. Det kan t. o. m ses som en skyldighet att du meddelar oss om dina uppgifter skulle vara felaktiga då vi annars kan få svårigheter att betala ut lön, få kontakt med dig rörande din anställning och liknande.
Du har däremot ingen rätt att bli raderad under anställningens gång och inte heller inom sju (7) år efter att din anställning avslutades. Detta med hänvisning till svensk lagstiftning (bokföringslagen, företrädesrätt enligt LAS osv). När du avslutar din anställning hos oss kommer de personuppgifter som inte längre behövs att raderas, övriga sparas och raderas per automatik när sju (7) år passerats.
Tillgång till dina personuppgifter – registerutdrag
Du har rätt att få tillgång till de kategorier av personuppgifter vi bearbetar som gäller dig – via ett registerutdrag. Registerutdrag är kostnadsfritt vid ett tillfälle om året, önskar du ett Registerutdrag fler gånger under ett och samma år tar vi ut en administrativ avgift på 395 kr per tillfälle.
Så länge du är anställd hos oss så kommer vi att hantera dina personuppgifter. När din anställning avslutas kommer en stor del av dina personuppgifter att raderas automatiskt. Vi kommer dock att behöva spara vissa uppgifter längre då det krävs enligt svensk lagstiftning. Dina uppgifter sparas som längst i sju (7) år efter avslutad anställning.
3. Leverantörer
1. Vad använder vi dina personuppgifter till?
De personuppgifter vi behandlar rörande våra leverantörer är de som vi behöver ha för att vi ska kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation. Det kan gälla personuppgifter rörande kundansvariga, supportfunktioner, servicepersonal, ekonomiavdelning eller andra nyckelpersoner.
2. Vilka personuppgifter kan ni komma att samla in?
- Namn
- Titel
- Telefonnummer till arbetet
- Mailadress till arbetet
3. Hur har vi samlat in dessa personuppgifter?
- Vi har fått uppgifterna av dig.
- Vi har fått uppgifterna av din arbetsgivare eller kollega.
- Vi har hittat uppgifterna på ditt företags hemsida.
Dina personuppgifter används inom vår organisation för att vi ska kunna upprätthålla vår affärsmässiga relation med er som leverantörer.
Om någon extern part skulle be om eventuell rekommendation om företag inom ditt företags bransch så kan vi komma att dela med oss av kontaktuppgifter.
5. Vilka rättigheter har du?
Rättelse och radering av personuppgifter
Du har rätt att begära att vi korrigerar eller raderar uppgifter som är felaktiga eller ofullständiga. Om du har bytt tjänst på företaget eller inte längre arbetar kvar och om vi har fått ny kontaktperson så ser vi med fördel att även denna information kommer oss tillhanda.
Tillgång till dina personuppgifter – registerutdrag
Du har rätt att få tillgång till de kategorier av personuppgifter vi bearbetar som gäller dig – via ett registerutdrag. Registerutdrag är kostnadsfritt vid ett tillfälle om året, önskar du ett Registerutdrag fler gånger under ett och samma år tar vi ut en administrativ avgift på 395 kr per tillfälle.
Så länge du är en viktig person för oss i och med vår yrkesmässiga relation så kommer vi att spara dina uppgifter. Om det kommer till vår kännedom att dina arbetsuppgifter hos ditt företag ändras eller att du bytt arbetsgivare kommer uppgiften raderas.
För leverantörskontakter har vi som huvudregel att uppgifterna sparas så länge leverantörsrelationen pågår och därefter endast så länge uppgifterna behövs för administration, uppföljning, avtal, rättsliga anspråk eller bokföringsrättsliga krav. Kontaktuppgifter som inte längre är aktuella gallras eller uppdateras när vi får kännedom om förändringen.
4. Kunder och potentiella kunder
1. Vad använder vi dina personuppgifter till?
Kund: Om du arbetar hos någon av våra kundföretag, som beställare eller som kontaktperson tex som medarbetare på en ekonomiavdelning, behandlar vi vissa personuppgifter för att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation, samt leva upp till svensk lagstiftning t.ex. bokföringslagen och skattelagstiftning.
Potentiella kunder: För att kunna erbjuda våra tjänster till företag som inte känner till oss samlar vi in kontaktuppgifter till nyckelpersoner på företag som vi vill kunna kontakta och bearbeta i marknadsföringssyfte.
Vi kan använda digitala annonsplattformar och marknadsföringsverktyg, inklusive AI- eller algoritmbaserade funktioner, för att målgruppsanpassa, mäta och optimera kommunikation. Detta kan ske baserat på kontaktuppgifter, yrkesroll, intresseområden, tidigare kontakt med oss eller interaktion med våra digitala kanaler. Plattformarna kan i vissa fall behandla personuppgifter som självständigt personuppgiftsansvariga enligt sina egna villkor.
2. Vilka personuppgifter kan vi komma att samla in?
De personuppgifter vi kan komma att behandla rörande dig;
- Namn
- Titel
- Telefon- och mobilnummer till arbetet
- Mailadress till arbetet
- IP-adress
- Noteringar kring vårt samarbete och/eller dialoger
3. Hur har vi samlat in dessa personuppgifter?
- Vi har fått dessa av dig.
- Vi har fått dessa av din arbetsgivare eller kollega.
- Vi har fått dessa av dig genom att du besökt vår hemsida, anmält dig till och besökt något av våra event, lämnat intresse av att bli kontaktad eller prenumererar på nyhetsbrev rörande omvärldsbevakning och information om fördomsfri rekrytering.
- Vi har sökt fram informationen på Internet. Det kan vara från företagets hemsida eller på jobbsajter såsom LinkedIn.
- Vi har fått personuppgift av våra systerbolag inom koncernen Key People Group.
- Vi har köpt in information från externa aktörer.
Dina personuppgifter används inom vår egen organisation för att vi ska kunna upprätthålla eller få förutsättningar för att skapa en affärsmässig relation. Vi kan även komma att dela med oss av informationen inom koncernen Key People Group.
Vi delar dina personuppgifter med tredjepartsleverantörer som vi anlitar för att utföra tjänster för vår räkning (som tekniska, administrativa, marknadsrelaterade eller andra tjänster) när så krävs för de syftet att kunna hantera vårt samarbete eller för att vi ska kunna bearbeta dig som är en potentiell kund. Dessa tredjepartsleverantörer får inte använda dina personuppgifter för sina egna syften vilket vi har reglerat i avtal med dessa leverantörer.
5. Vilka rättigheter har du?
Rättelse och radering av personuppgifter
Kund: Du har rätt att begära att vi korrigerar eller raderar uppgifter som är felaktiga eller ofullständiga. Om du har bytt tjänst på företaget eller inte arbetar kvar och om vi har fått ny kontaktperson så ser vi med fördel att denna information kommer oss tillhanda.
Som beställande kontakt kan vi inte radera dina personuppgifter helt då din uppgift kan behöva sparas i fakturaunderlag och bokföring.
Potentiell kund: Om du inte vill finnas med i vårt CRM-system som potentiell kund kan du antingen meddela oss eller avregistrera dig för utskick och vidare kontakt. För att vi ska kunna undvika att kontakta dig efter din avregistrering måste vi ändå spara antingen ditt namn eller e-postadress i en så kallad spärrlista. Begär du att bli helt bortglömd så är risken stor att vi återigen hittar dina kontaktuppgifter och tar ny kontakt med dig.
Tillgång till dina personuppgifter – registerutdrag
Du har rätt att få tillgång till de kategorier av personuppgifter vi bearbetar som gäller dig – via ett registerutdrag. Registerutdrag är kostnadsfritt vid ett tillfälle om året, önskar du ett Registerutdrag fler gånger under ett och samma år tar vi ut en administrativ avgift på 395 kr per tillfälle.
Kund: Om du som representant för ett företag beställt en tjänst av oss, och ditt namn har varit den referens som använts för det aktuella uppdraget, så kommer vi spara dina personuppgifter i sju (7) år för att leva upp till bokföringslagen.
Kund och potentiell kund: Vi kommer löpande att uppdatera vår CRM-databas. Det innebär att vi löpande arbetar med att ha en uppdaterad och aktuell databas med aktuella och korrekta kontaktuppgifter. Detta kommer att ske genom kontakter med dig per telefon, e-post, sociala medier och i personliga möten men även genom omvärldsbevakning.
Kontaktuppgifter för potentiella kunder gallras eller uppdateras löpande och sparas som huvudregel inte längre än 24 månader utan relevant aktivitet, om det inte finns ett dokumenterat och fortsatt berättigat intresse. Om du invänder mot direktmarknadsföring sparar vi nödvändiga spärruppgifter för att säkerställa att du inte kontaktas igen.
5. Övriga intressenter
1. Vad använder vi dina personuppgifter till?
Under kategorin Övriga intressenter hamnar samtliga individer som inte ingår under någon av de andra kategorierna. Denna grupp kan bestå av referenser i ett anställningsförfarande, en kontakt i ett yrkesnätverk, branschkollega, säljare från andra företag m.fl. Det är därför svårt att beskriva och täcka in exakt vad vi använder uppgiften till i varje fall. Vi gör dock ett försök nedan med exempelgrupper som troligtvis inte är heltäckande.
- Referenser i ett anställningsförfarande.
När en kandidat är aktuell för en tjänst kontaktas personer som kan ge information om hur kandidaten har fungerat på en annan arbetsplats. För att vi ska kunna ta kontakt med referensen behövs namn och telefonnummer. I de flesta fall behöver vi också veta vad personen har för position och vilken relation som denne haft med kandidaten (ex vis chef).
- Nödkontakter/närmast anhörig till anställda.
När någon blir anställd hos oss tar vi in en så kallad nödkontakt, dvs en nära anhörig till den anställde som vi kan kontakta om det skulle hända något under arbetstid eller på åtagande/resor som sker inom jobbets ramar.
- Personer som tar kontakt med oss på sociala medier, genom vår växel, hemsida (inklusive chatt) och per mail.
Om du som individ tagit kontakt med oss med någon fråga, eller i annat ärende, så kan vi komma att spara dina personuppgifter för att senare kunna komma i kontakt med dig.
- Samarbetspartners, kollegor i vår bransch, säljare och nyckelpersoner på andra företag, personer i yrkesnätverk, mediakontakter och liknande.
Vi kan komma att spara dina kontaktuppgifter för framtida kommunikation. Vi som företag måste kunna spara denna information för att effektivt kunna verka på marknaden samt skapa relationer som främjar vårt och andra företags tillväxt.
2. Vilka personuppgifter kan vi komma att samla in?
De personuppgifter vi kan komma att behandla rörande dig:
- Namn
- Titel
- Telefonnummer
- Mailadress
- Annan personlig information som du gett oss i din kommunikation med oss.
3. Hur har vi samlat in dessa personuppgifter?
- Vi har fått personuppgift av arbetssökande i referenshänseende.
- Vi har fått personuppgift av dig personligen, per mail eller visitkort.
- Vi har fått personuppgift av din arbetsgivare eller kollega.
- Vi har fått dessa av dig genom att du lämnat intresse av att bli kontaktad eller har kontaktat oss via telefon, sociala medier, hemsida (inklusive chatt), info-mail eller personliga mailboxar.
- Vi har informationen i våra egna individuella nätverk på exempelvis LinkedIn.
Vi skiljer på personer som är i kontakt med oss i egenskap av privatperson och personer som är i kontakt med oss för ett företags vägnar. Personuppgifter i det första fallet är vi mer restriktiva med och delar i allmänhet inte dessa uppgifter med någon externt. När det gäller personuppgifter till yrkespersoner är vi inte lika restriktiva då delningar av kontakter inom yrkesnätverk främjar affärer och företagens tillväxt. Personuppgifter där du representerar ett företag anser vi inte heller är lika integritetskänsliga som personuppgifter rörande privatperson.
Vi använder tredjepartsleverantörer som vi anlitar för att utföra tjänster för vår räkning (som tekniska, administrativa, marknadsrelaterade eller andra tjänster) när så krävs för de syftet att vi ska kunna hantera kontakter med övriga intressenter. Dessa tredjepartsleverantörer får inte använda dina personuppgifter för sina egna syften vilket vi har reglerat i avtal med dessa leverantörer.
5. Vilka rättigheter har du?
Rättelse och radering av personuppgifter
Du kan ta kontakt med oss och begära att dina personuppgifter rättas eller raderas. Om vi inte har något syfte eller ändamål med att behålla din personuppgift kommer vi att radera dessa. I vissa fall kan vi komma att behålla uppgiften trots att du begär det vilka kan vara om du till exempel varit referens i en tillsättning vi kommer i det fallet luta oss på laglig grund berättigat intresse.
Tillgång till dina personuppgifter – registerutdrag
Du har rätt att få tillgång till de kategorier av personuppgifter vi bearbetar som gäller dig – via ett registerutdrag. Registerutdrag är kostnadsfritt vid ett tillfälle om året, önskar du ett Registerutdrag fler gånger under ett och samma år tar vi ut en administrativ avgift på 395 kr per tillfälle.
Referenser i ett anställningsförfarande
Referensens kontaktuppgifter kommer att sparas på enbart den kandidaten som fått jobbet. Vi sparar uppgiften samt referensprotokoll, tillsammans med kandidatens övriga handlingar i 24 månader pga av Diskrimineringslagstiftningens bestämmelser runt överklagande av tillsättningar.
Nödkontakter/närmast anhörig till anställda
Sparas så länge någon är anställd. Den anställde ansvarar för att informationen är korrekt och uppdaterad.
Personer som tar kontakt med oss på sociala medier, genom vår växel, hemsida, chatt och per mail
Sparas så länge uppgiften behövs för att möjliggöra och upprätthålla kommunikationen.
Samarbetspartners, kollegor i vår bransch, säljare och nyckelpersoner på andra företag, personer i yrkesnätverk, mediakontakter och liknande
Information sparas så länge som den kan ses ha ett syfte och ändamål.
6. Laglig grund
För att vi som företag ska kunna spara olika individers personuppgifter måste vi ha en laglig grund till detta. Har vi ingen laglig grund kan vi inte behandla dina personuppgifter. Det finns sex stycken lagliga grunder under GDPR och det är fyra som är aktuella för oss:
- Samtycke – Du som person har gett oss din uttryckliga tillåtelse att hantera dina personuppgifter till vissa ändamål som du tydligt fått information om. Detta ska med fördel vara skriftligt. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke och då måste vi sluta med den specifika behandlingen.
- Avtal – Du har ingått ett avtal med oss. Vi får hantera dina personuppgifter till att uppfylla de villkoren som finns i avtalet.
- Rättslig förpliktelse – Vi som företag måste hantera dina personuppgifter för att kunna följa annan lagstiftning.
- Berättigat intresse – Vårt intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt intresse och risken att din personliga integritet utsätts för risk är väldigt låg.
Vilken lagning grund baserar vi vår behandling av dina personuppgifter på?
Ansökan till specifik tjänst: Vi behandlar kontaktuppgifter, ansökningshandlingar, CV, intervjunoteringar, testresultat och annan relevant rekryteringsinformation för att handlägga ansökan, bedöma lämplighet, kommunicera med dig och dokumentera processen.
Rättslig grund: berättigat intresse av att genomföra en effektiv, saklig och dokumenterbar rekryteringsprocess. När behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder innan ett avtal ingås kan avtal eller åtgärder inför avtal också vara relevant.
Kandidatnätverk/Talent Network: Vi behandlar uppgifter i din profil för att kunna matcha dig mot aktuella och framtida roller enligt de villkor som gäller när du skapar eller behåller kontot.
Rättslig grund: avtal eller samtycke/medgivande beroende på den konkreta funktionen och hur profilen används.
Search och potentiella kandidater: Vi behandlar yrkesrelaterade kontakt- och merit uppgifter från exempelvis offentliga yrkesprofiler och jobbsajter för att identifiera och kontakta potentiella kandidater.
Rättslig grund: berättigat intresse av att hitta och kontakta relevanta kandidater för aktuella eller kommande roller.
Tester och strukturerade urvalsmoment: Vi behandlar testresultat och bedömningsunderlag för att bedöma krav som är relevanta för rollen och kvalitetssäkra urvalet.
Rättslig grund: normalt berättigat intresse.
Digitala intervjustöd och AI-baserade stödfunktioner: Vi behandlar kandidatdata för att strukturera, sammanfatta, dokumentera och kvalitetssäkra rekryteringsprocessen.
Rättslig grund: normalt berättigat intresse av att genomföra en effektiv, saklig och dokumenterbar process. Om ett verktyg skulle användas på ett sätt som skulle innebära automatiserat beslutsfattande med rättslig eller liknande betydande effekt lämnas särskild information och tillämpliga skyddsåtgärder tillämpas.
Bakgrundskontroller: Vi genomför endast bakgrundskontroller när det är relevant och proportionerligt för den aktuella rollen.
Rättslig grund och eventuellt särskilt rättsligt stöd för uppgifter om lagöverträdelser anges i separat information innan kontrollen görs.
Direktmarknadsföring till kandidater, kunder och potentiella kunder: Vi behandlar kontaktuppgifter och interaktionsdata för att skicka relevanta utskick och erbjudanden samt mäta och förbättra vår kommunikation.
Rättslig grund: berättigat intresse eller samtycke där det krävs enligt tillämpliga regler.
Kandidater
Som medlem i vårt ”Talent Network” så baseras vår behandling på laglig grund Avtal.
Potentiella kandidater
När vi genomför uppsökande aktiviteter (search) och marknadsför lediga jobb och framtida jobböppningar till privatpersoner och behandlar personuppgifter för dessa personer lutar vi oss på berättigat intresse som laglig grund.
Anställda
Som anställd hos oss har du ett anställningsavtal skrivet oss emellan, laglig grund Avtal. När du senare avslutat din anställning så måste vi enligt svensk lag i sju (7) år ytterligare hantera en del av dina personuppgifter, då går vår behandling under laglig grund Rättslig förpliktelse.
Leverantörer och Kunder
I de fall då man köper in en vara eller tjänst så ingår man i ett avtalsförhållande, därför kan vi basera den behandling som görs mellan oss och annan part på laglig grund Avtal. Om avtalet löper ut för en kund måste vi enligt svensk lag ändå hantera viss information rörande den beställande parten i ytterligare sju (7) år efter utförandet av tjänsten under laglig grund Rättslig förpliktelse.
Potentiella kunder
När vi marknadsför oss till andra företag och behandlar personuppgifter för anställda hos dessa företag lutar vi oss på berättigat intresse som laglig grund.
Övriga intressegrupper
Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter för denna grupp kan variera beroende på i vilket avseende som vår kontakt har uppkommit. I de flesta fall kommer vi att initialt använda berättigat intresse som laglig grund. Ser vi att individen vars personuppgift vi behandlar hamnar inom någon av de andra intressegrupperna kommer den lagliga grund som är applicerbar för den gruppen gälla.
7. Om cookies
Personuppgifter kan samlas in när du använder vår webbplats och då lagras informationen om din användning och vilka sidor som besöks. Det kan vara teknisk information om din enhet och internetuppkoppling såsom operativsystem, webbläsarversion, IP-adress, cookies och unika identifierare. Vid besök på vår webbplats kan olika tekniker användas för att känna igen dig och lära oss mer om dig för att kunna erbjuda en bättre och mer personifierad användarupplevelse. Detta kan ske direkt eller genom användning av teknik från tredje part. Detta kan vara användning av t.ex. cookies.
Vad är en cookie?
Det finns två typer av cookies. Den ena typen sparar en textfil under en längre tid, men har ett utgångsdatum. Denna cookie syftar till att exempelvis tala om för dig vad som är nytt sedan senaste besöket. Den andra typen av cookie är en så kallad sessionscookie, som saknar utgångsdatum. Textfilen sparas temporärt så länge som du är inne och surfar på en sida, och hjälper exempelvis till med att hålla reda på vilket språk som du vill använda dig av. Så snart som webbläsaren stängs ner raderas också textfilen.
Varför använder vi oss av cookies?
På tng.se och adadigital.se använder vi cookies för att exempelvis hålla reda på vilka jobb som du har sparat. Vi använder även cookies för att få fram webbstatistik. Denna statistik behöver vi för att vidareutveckla webbplatsen för att skapa en bättre användarupplevelse. Informationen är inte tillgänglig för andra parter än TNG Group AB och Ada Digital AB.
För att kunna använda våra webbplatser fullt ut måste du acceptera cookies, och det gör du genom din webbläsares inställningar eller nere i sidfoten på din dator eller mobiltelefon. Vill du inte acceptera cookies kan du stänga av cookies via din webbläsares säkerhetsinställningar. Detta innebär dock att webbplatsen inte kommer att fungera som avsett. Du kan läsa mer om cookies på Post- och Telestyrelsens hemsida: https://pts.se/internet-och-telefoni/kakor-cookies/
Nödvändiga cookies används för att webbplatsen ska fungera och kräver normalt inte samtycke. Cookies och liknande tekniker för exempelvis analys, statistik, personalisering eller marknadsföring används endast när det finns rättsligt stöd, exempelvis ditt samtycke där sådant krävs. Du ska kunna få information om vilka kategorier av cookies som används, deras syfte, lagringstid och hur du ändrar eller återkallar ditt val.
8. Användning av digitala verktyg och AI vid behandling av personuppgifter
TNG och Ada Digital kan använda digitala verktyg, inklusive AI-baserade funktioner, som stöd i vår verksamhet. Denna integritetspolicy beskriver sådan användning när den innebär behandling av personuppgifter.
AI-baserade funktioner kan exempelvis användas som stöd för att strukturera, sammanfatta eller kvalitetssäkra information i samband med rekryteringsprocesser, kunddialoger, marknadsföring eller intern administration. Det kan till exempel avse sammanfattning av intervjuer, mötesanteckningar eller annan information som redan behandlas för de ändamål som anges i denna policy.
I vissa rekryteringsprocesser kan vi använda digitala intervjustöd eller AI-baserade urvalsverktyg, exempelvis för strukturerade intervjuer, screening, sammanställning av kandidatsvar eller bedömningsunderlag. Verktygen kan behandla kontaktuppgifter, CV, ansökningshandlingar, uppgifter om utbildning och erfarenhet, svar på intervju- eller screeningfrågor, kvalifikationer, arbetsrelaterade preferenser samt systemgenererade sammanfattningar. I de fall vi använder digitala intervjuer använder vi endast AI för upplevelsen inte för att sammanfatta bedömningen, rangordna, detta görs genom mekanisk bedömning och allt med översyn av mänsklig rekryterare.
Vi använder inte AI för att fatta slutliga rekryteringsbeslut eller andra beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inklusive profilering, test- och screeningresultat som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig. När digitala verktyg eller AI används som stöd görs den all bedömning av behöriga medarbetare.
Om ett AI-system som vi använder i rekrytering eller arbetsrelaterade processer omfattas av AI-förordningens regler för högrisk-AI säkerställer vi, i den mån skyldigheterna är tillämpliga för oss, att systemet används enligt leverantörens instruktioner, att mänsklig tillsyn finns, att relevanta loggar och incidentrutiner hanteras, att indata är relevanta för ändamålet och att berörda personer informeras om att AI-systemet används.
Vi efterfrågar inte känsliga personuppgifter i AI-baserade verktyg och arbetar med dataminimering, behörighetsstyrning, interna instruktioner och leverantörsstyrning för att begränsa vilka personuppgifter som får behandlas i sådana verktyg.
Användning av AI för att ta fram generella texter, annonser, bilder eller annat kommunikationsmaterial omfattas inte av denna integritetspolicy när inga personuppgifter behandlas. Här finns vår AI-kommunikationspolicy.
9. Våra kontaktuppgifter
Om du vill komma i kontakt med oss på TNG Group AB eller Ada Digital AB rörande dina personuppgifter kan du skicka ett e-post till personuppgifter@tng.se.
På samma adress kan du:
- Begära att få ut ett registerutdrag, begära ändring eller radering av dina personuppgifter.
- Anmäla om du misstänker att dina personuppgifter på något sätt kommit obehörig tillhanda genom vår behandling eller genom våra tredjepartsleverantörers behandling.
- Skicka in synpunkter eller förslag rörande vår Integritetspolicy.
- Ställa frågor om vår behandling av dina personuppgifter.
Vi besvarar som huvudregel en begäran om rättigheter utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Om begäran är komplicerad eller om vi har fått många begäranden kan tiden i vissa fall förlängas enligt GDPR. Vi kan behöva begära kompletterande information för att säkerställa din identitet.
Vi tar även emot telefonsamtal på 08-219 200.
Vill du hellre komma i kontakt med oss per post så skicka dina synpunkter till:
TNG Group AB/Ada Digital AB, Kungsgatan 44, 111 35 Stockholm
10. Tillsynsmyndighet
Om du anser att TNG Group AB eller Ada Digital AB på något sätt brutit i vår hantering av dina personuppgifter kan du anmäla detta till Integritetsmyndigheten. De är tillsynsmyndighet över personuppgiftsbehandling och dataskydd.
KONTAKTUPPGIFTER
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se
Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm
Se mer hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om information om Dataskyddsförordningen – GDPR.
